Сервис звонка с сайта RedConnect
(495) 917-27-78
621-59-77
Москва, метро Китай-город, ул. Солянка, д.9, стр.1
Главная >>> Пресс-центр >>> Статьи 2010 года >>> Об оформлении авансовых отчетов и подтверждающих документов не в хронологическом порядке

Об оформлении авансовых отчетов и подтверждающих документов не в хронологическом порядке

Вопрос:

Приказом директора установлен перечень сотрудников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Срок использования средств - в течение месяца. На основании этого приказа бухгалтерия предприятия в начале месяца выдает деньги подотчетным лицам (в основном это водители-экспедиторы) на цели, разрешенные обслуживающим банком. У предприятия имеется несколько обособленных структурных подразделений, расположенных на удаленном расстоянии от места работы сотрудников бухгалтерской службы, с нерегулярным транспортным сообщением. После оприходования ТМЦ, приобретенных "подотчетниками", их авансовые отчеты вместе с подтверждающими первичными документами поступают в бухгалтерию. Однако, их поступление по причинам, указанным выше, происходит не в хронологическом порядке. В связи с этим, иногда более поздние по дате приобретения покупки попадают в более ранние проведенные авансовые отчеты по одному и тому же сотруднику. Кроме того, иногда при оформлении сотрудником оборотной стороны авансового отчета, подтверждающие документы расписаны также не в хронологическом порядке.

ВОПРОС: Являются ли данные факты нарушением порядка ведения кассовых операций и какая существует за это ответственность?

Ответ:

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 г. № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

По нашему мнению, в рассматриваемой конкретной ситуации, когда сотрудникам Общества выдаются подотчетные суммы на месяц, предъявление промежуточных отчетов подотчетных лиц в течение месяца, не является нарушением порядка ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу в случае, когда он не отчитался полностью по ранее выданному авансу, будет являться нарушением порядка ведения кассовых операций. Однако действующим законодательством не предусмотрена ответственность за данное нарушение.

Кроме того, согласно ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведение кассовых операций, только для следующих случаев:

- осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

- несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Какие либо другие нарушения порядка ведения кассовых операций не подпадают под ответственность установленную ст. 15.1 КоАП РФ.

Порядок применения и заполнения авансового отчета установлен Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма № АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 г. № 55 (далее – Указания). Данными Указаниями, в частности, предусмотрено следующее.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Требование об обязательном расположение наименований подтверждающих документов в хронологическом порядке при оформлении сотрудником оборотной стороны авансового отчета вышеприведенными Указаниями не установлены.