Сервис звонка с сайта RedConnect
(495) 917-27-78
621-59-77
Москва, метро Китай-город, ул. Солянка, д.9, стр.1
Главная >>> Пресс-центр >>> Статьи 2010 года >>> О филиалах некоммерческой организации

О филиалах некоммерческой организации

Вопрос:

Наше некоммерческое партнерство имеет ряд филиалов в различных регионах РФ, которые не выделены на отдельный баланс, но они имеют собственные банковские счета.

Просим разъяснить:

1. Особенности ведения бухгалтерского учета, обусловленные наличием указанных филиалов.

2. Порядок ведения кассовых операций при наличии у Партнерства значительного количества филиалов, которые самостоятельно получают наличные денежные средства в обслуживающих их банках на хозяйственные и командировочные расходы.

Ответ:

1. Филиалы, не выделенные на отдельный баланс не имеют собственной бухгалтерии (бухгалтера). Бухгалтерский учет совершаемых ими операций ведется головной организацией. То есть первичные учетные документы, оформленные в филиале, передаются в бухгалтерию головной организации, которая производит обработку указанных документов и отражает их в учете.

Показатели деятельности филиалов должны учитываться при формировании бухгалтерской отчетности Партнерства в целом (п. 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н).

Необходимо обеспечить своевременное поступление подтверждающих первичных документов из филиала в бухгалтерию головной организации. Порядок организации оформления первичных документов и их движения между филиалами и головной организацией должен быть закреплен в Графике документооборота, являющимся приложением к учетной политике Партнерства.

Бухгалтерский учет в организациях, имеющих филиалы, не выделенные на отдельный баланс, ведется без использования счета 79 (см. Инструкцию по применения Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденную Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н).

Для отражения хозяйственных операций филиала рекомендуем предусмотреть специальный порядок ведения аналитического учета на счетах бухгалтерского учета, ввести дополнительные субсчета и субконто, соответствующие каждому филиалу.

Выделение на отдельные субсчета расчетов с поставщиками или прочими дебиторами целесообразно при наличии у филиалов отдельного расчетного счета, с которого ведутся расчеты, или когда филиал уполномочен на совершение сделок (заключение договоров) от имени организации.

К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» следует открыть отдельные субсчета второго порядка по видам налогов, которые перечисляются по месту нахождению обособленного каждого подразделения: налогу на прибыль, НДФЛ, налогу на имущество (в части недвижимого имущества), транспортному налогу (в отношении транспортных средств, зарегистрированных в ГИБДД по местонахождению филиала).

Порядок представления бухгалтерской отчетности в налоговые органы разъяснен Письме Минфина РФ от 08.03.2008 г. № 03-02-07/1-132, в котором указано, что в обязательном порядке бухгалтерская отчетность представляется только по месту регистрации организации. Таким местом является местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (головного подразделения) (ст. 54 ГК РФ). Представление бухгалтерской отчетности по месту нахождения обособленных подразделений является правом, а не обязанностью организации, имеющей такие подразделения.

2. Необходимо отметить, что порядок ведения кассовых операций в организациях, имеющих филиалы (обособленные структурные подразделения) на сегодняшний день нормативно не урегулирован.

Ниже мы выражаем свое мнение по решению ряда проблем, возникающих при проведении кассовых операций через филиалы. Приведенные нами решения позволяют лишь уменьшить вероятность привлечения Партнерства к административной ответственности за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведение кассовых операций (но не полностью исключить такой риск).

Согласно ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведение кассовых операций, только для следующих случаев:

- осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходования (неполного оприходования) в кассу денежной наличности;

- несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Какие-либо другие нарушения порядка ведения кассовых операций не подпадают под ответственность, установленную ст. 15.1 КоАП РФ.

Указанной статьей КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Законодательство позволяет компаниям иметь так называемую операционную кассу (см., например, Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).

Руководствуясь данным Приказом, в учетной политике можно установить, что главная касса организации находится по месту расположению головной организации, а в местах расположения филиалов открываются операционные кассы.

При этом в учетной политике нужно обязательно отразить регулярность передачи кассовых документов из операционных касс филиалов в главную кассу.

При организации кассовой работы необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40 (далее – Порядок).

В каждом филиале должно быть назначено лицо, выполняющее функции кассира. Такое лицо назначается приказом руководителя филиала в рамках полномочий, предоставленных ему Положением о филиале и (или) выданной доверенностью. После издания приказа о назначении кассира руководитель филиала обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (п. 32 Порядка). В необходимых случаях функции кассира могут быть возложены приказом руководителя филиала на самого себя.

Согласно Порядку каждая организация ведет одну кассовую книгу (п. 23 Порядка), в которой учитываются все поступления и выдачи наличных денег организации.

Соответствующие рекомендации о том, как выполнить это требование при наличии у организации обособленных структурных подразделений (филиалов) приведены в Письме ЦБ РФ от 11.12.2008 г. № 29-1-1-11/7735 (доведено до нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 19.01.2009 № ШС-22-2/28@).

Согласно указанному Письму ЦБ РФ, обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении. Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в головную организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота.

В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.

По нашему мнению, понятие: «в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации», приведенное в рассматриваемом Письме ЦБ РФ, означает, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

В соответствии с п. 22 Порядка все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Согласно п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Таким образом, можно сделать вывод, что несвоевременное внесение в кассовую книгу записей о полученных организацией денежных средствах является нарушением порядка ведения кассовых операций и оценивается как неоприходование денежных средств. Внесение в кассовую книгу записей о полученных денежных средствах не в день их поступления (несвоевременное внесение) является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Правомерность такого вывода подтверждается арбитражной практикой (см., например, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.07.2007 г. № Ф08-4537/2007-1770А (Определением ВАС РФ от 19.09.2007 г. № 11045/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора), от 09.06.2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 09.01.2008 г. № Ф08-8616/2007-3243А (Определением ВАС РФ от 28.03.2008 г. № 2589/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

В каждом филиале составление кассовых документов, выведение остатка наличных денег в кассе и сверка его с установленным лимитом кассы должны производиться ежедневно на конец рабочего дня. При этом филиал должен передавать в головную организацию информацию о произведенных в филиале кассовых операциях посредством коммуникативных каналов связи в день совершения кассовых операций.

В головной организации в тот же день на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся в отчете кассира филиала, полученном в электронном виде, оформляются приходный и расходный кассовые ордера с соответствующими записями: «Присоединение кассового остатка филиала» или «Уменьшение кассового остатка филиала», и производятся записи в кассовой книге головной организации.

При этом в указанных кассовых документах в строках «Выдал» и «Получил» подписи кассира главной кассы не проставляются, так как основанием для указанных записей в кассовой книге будут являться отчеты кассира филиала с приложенными подтверждающими документами, а фактическое поступление либо выдача наличных денежных средств из главной кассы по этим документам отсутствует.

Именно такой порядок ведения кассовых операций позволит избежать привлечения организации к административной ответственности за несвоевременное внесение в кассовую книгу записей о полученных организацией денежных средствах.

По вопросу установления лимита остатка денежных средств в кассе по окончании дня сообщаем следующее.

В п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 г. № 14-П, утвержденного Решением Совета директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 г. № 47), указано: «По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений».

Партнерство же имеет филиалы, не выделенные на отдельный баланс, но имеющие собственные счета в учреждениях банков. В такой ситуации порядок установления лимита кассы нормативно не регламентирован.

По нашему мнению, в данной ситуации необходимо учитывать то, что организации формируют учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей своей деятельности.

Следовательно, в случаях, не оговоренных действующими законодательными и нормативными документами, руководителям организаций предоставлено право закрепить особенности ведения деятельности своими внутренними локальными актами.

Нами предлагается следующий вариант решения рассматриваемого вопроса.

Получив из банка, обслуживающего головной офис Партнерства, утвержденный размер лимита кассы, приказом руководителя Партнерства его следует распределить на головную организацию и каждое обособленное подразделение.

Для этого издается приказ руководителя Партнерства, в котором перечисляются все подразделения и сумма установленного им лимита. Сумма этих лимитов должна соответствовать общей величине лимита остатка наличных денежных средств, установленной Партнерству. Копию приказа нужно вручить руководителям всех подразделений (филиалов).

Следует отметить, что проблему ведения кассовых операций организациями, имеющими обособленные подразделения, может решить развитие расчетов с использованием банковских карт. Наличие корпоративной карты в филиале и зарплатных карт у работников поможет практически полностью исключить наличные денежные расчеты

При приеме и выдаче денежных средств филиал, являясь частью организации, должен оформлять приходные или расходные кассовые ордера, которые подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации (п. п. 13, 14 Порядка).

В соответствии с п. 21 Порядка кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке. Кассовые ордера регистрируются в журналах регистрации приходных и расходных ордеров.

По нашему мнению, наиболее подходящий вариант в данной ситуации заключается в использовании составной нумерации приходных и расходных кассовых ордеров. То есть номер кассового ордера будет состоять из двух частей. Его первая часть будет идентифицировать обособленное подразделение организации, а вторая часть - порядковый номер кассового ордера в этом подразделении. Например, в обособленном подразделении организации выписан расходный кассовый ордер № Б/11, где Б - это код подразделения, 11 - номер самого кассового ордера. Выбрав такой вариант заполнения кассовых ордеров и закрепив его в учетной политике, Партнерство обеспечит правильность нумерации кассовых документов.