Сервис звонка с сайта RedConnect
(495) 917-27-78
621-59-77
Москва, метро Китай-город, ул. Солянка, д.9, стр.1
Главная >>> Пресс-центр >>> Статьи 2010 года >>> Как правильно произвести документальное оформление представительских расходов, подарков.

Как правильно произвести документальное оформление представительских расходов, подарков.

Вопрос:

1. Как правильно произвести документальное оформление представительских расходов?

2. Является ли правомерным выплаты вознаграждений членам Совета директоров. Если да, то какими страховыми взносами облагаются (если облагаются) такие выплаты?

3. Как правильно произвести документальное оформление подарков сотрудникам в виде денежных средств к 23-ему февраля, к 8-мому марта. Облагаются ли такие подарки страховыми взносами?

Ответ:

1. Для того чтобы подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов и их связь с управлением организацией, организация должна составить соответствующие внутренние организационно-распорядительные документы. Их перечень приведен в письме Минфина РФ от 13.11.07 г. № 03-03-06/1/807. Это:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию;

- первичные документы.

Если представительские мероприятия проводятся в организации довольно часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств, контроля за их использованием, документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, выполняющих представительские функции.

Если же официальные приемы носят случайный (разовый) характер, то в отношении каждого мероприятия необходимо составить приказ, который подписывает руководитель. В приказе следует указать назначение мероприятия, срок его проведения, состав участников (как со стороны приглашенных, так и с принимающей стороны), предельную сумму расходов, лицо, ответственное за проведение мероприятия и расходование денежных средств.

В смете необходимо указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по отдельным статьям затрат, а также лицо, отвечающее за прием гостей и за произведенные расходы.

По итогам каждого проведенного мероприятия необходимо составить отчет. Сведения, подлежащие отражению в этом документе, описаны в Письмах УФНС России по г. Москве от 16.05.06 г. № 20-12/41851 и от 22.12.06 г. № 21-11/113019@:

- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

- дату и место проведения;

- программу мероприятий;

- состав пригашенной делегации;

- список участников принимающей стороны;

- величину расходов на представительские мероприятия.

Примерные формы организационно-распорядительных документов приведены в приложении к настоящей консультации.

Также обращаем внимание, что в упомянутых письмах Минфина РФ и УФНС России по г. Москве определен порядок документального подтверждения представительских расходов для целей отнесения их в состав расходов на производство и реализацию при исчислении налога на прибыль. Какие-либо разъяснения по вопросу о порядке подтверждения целевого использования некоммерческой организацией целевых поступлений при использовании их на представительские расходы отсутствуют.

По нашему мнению, некоммерческая организация также может руководствоваться описанным порядком оформления документов для подтверждения целевого использования средств, направленных на оплату представительских расходов.

2. Выплаты вознаграждений членам Совета директоров некоммерческого партнерства являются правомерными, если

- Совет директоров как орган управления некоммерческим партнерством предусмотрен его уставом (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 12.01.96 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»);

- расходы на выплату вознаграждений членам Совета директором предусмотрены сметой некоммерческого партнерства.

Статьей 5 Федерального закона от 12.01.96 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» установлено следующее: некоммерческая организация не вправе выплачивать вознаграждение членам высшего органа управления за выполнение ими возложенных на них функций, за исключением компенсации расходов, непосредственно связанных с участием в работе высшего органа управления.

Указанное ограничение не распространяется на членов Совета директоров некоммерческого партнерства, так как данный орган не является высшим органом управления некоммерческого партнерства. Высшим органом управления для некоммерческого партнерства является общее собрание его членов.

Вознаграждения членам Совета директоров подлежат обложению страховыми взносами (в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование) на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ.

В перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, установленном ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ, вознаграждения членам Совета директоров не поименовано.

3. Для того, чтобы выплаты подарков в виде денежных средств ко Дню защитника Отечества и к 8 Марта в некоммерческой организации были правомерными, эти выплаты должны быть предусмотрены сметой некоммерческого партнерства или трудовыми договорами с сотрудниками. В противном случае данные выплаты могут быть признаны налоговыми органами как выплаты, не связанные с уставной деятельностью некоммерческой организации, соответственно они могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль.

В случае, если рассматриваемые выплаты подарков сотрудникам будут предусмотрены трудовыми договорами, то они подлежат обложению страховыми взносами на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ.

В случае, если рассматриваемые выплаты подарков сотрудникам не предусмотрены трудовыми договорами, но они предусмотрены сметой некоммерческого партнерства, то данные выплаты могут не облагаться страховыми взносами.

При этом данные подарки в виде денежных средств должны быть предусмотрены письменными договорами дарения, а не трудовыми или внутренними документами организации (см. Письмо Минздравсоцразвития от 05.03.10 г. № 473-19).

По нашему мнению, в случае если выплата рассматриваемых подарков будет носить массовый характер (в число одаряемых ко Дню защитника Отечества будут включены все или большинство сотрудников мужского пола или, соответственно, к 8 Марта – все или большинство сотрудников женского пола), то у некоммерческого партнерства будут существовать значительные риски признания проверяющими из фондов необоснованного занижения базы для исчисления обязательных страховых взносов.